HR met andere ogen zien

Nico Kiep, directeur van KiepFlower, heeft op latere leeftijd een bedrijfskundige studie aan de HAS gevolgd. In eerste instantie volgde hij de studie om zijn eigen kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Het ging op dat moment niet zo goed met het bedrijf en Nico besefte maar al te goed dat hij een plan B nodig had. Het was kantje boord voor het bedrijf en Nico vreesde dat hij met zijn lage opleiding niet zomaar weer aan de bak zou komen.

Hoe is de situatie nu? KiepFlower is er nog, heeft net als veel collega’s met een flink aantal uitdagingen te maken, maar zet mooie stappen vooruit. Mede dankzij de opleiding die Nico gevolgd heeft. “Het volgen van een studie zorgde er allereerst voor dat ik meer afstand moest nemen van het bedrijf. Ik kon mijn tijd nu eenmaal maar één keer gebruiken en de studie vroeg veel tijd.” Hij kon niet anders dan zaken loslaten en meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers neerleggen. “Dat zou ik anders waarschijnlijk te weinig gedaan hebben. Dan zou ik juist in zo’n lastige periode overal bovenop zijn gaan zitten. Misschien was ik dan mezelf zelfs wel voorbij gelopen.”

Ander soort manager

Nico heeft tijdens zijn studie met andere ogen naar HR leren kijken. Naar eigen zeggen is hij een hele ander soort manager geworden. Veel van zijn studiegenoten werken bij grote banken en bedrijven zoals Rabobank en Heineken. “Je ziet mede daardoor hoe deze grote bedrijven hun HR inrichten. Als je dat praktisch om weet te zetten naar je eigen, veel kleinere, onderneming, leer je het spel goed begrijpen. Je leert kijken vanuit de structuren van het HR proces.”

Voor Nico was dit een echte eyeopener. “Anders werk je toch veel meer vanuit je eigen gevoel en bedrijf en niet vanuit een structuur en de basisprincipes.” KiepFlower heeft de HR-structuur binnen het bedrijf praktisch, nuttig en goed toepasbaar gemaakt. “En met elkaar zorgen we voor een goede opvolging van de structuren.” De langere periode van crisis heeft zijn stempel gedrukt op Nico. “Maar de nieuwe uitdaging heeft me weer veel energie gegeven. Dit is een hele belangrijke stap geweest voor mijzelf én voor het bedrijf!”

Lastige arbeidsmarkt

Met de nieuwe kennis op zak kijkt Nico naar de huidige krappe arbeidsmarkt en uitdagingen in de sector. “Het is een hele lastige markt! We zien dat het ons wel lukt om mensen aan ons te binden. Maar nieuwe mensen vinden is een ander verhaal.” KiepFlower kent een goed planbare workflow. Daardoor is ook de hoeveelheid personeel goed in te plannen. “We maken gebruik van een eigen vast netwerk aan arbeidskrachten. Zij werken bij ons op contract.” Er wordt dus geen gebruik gemaakt van uitzendbureaus. In de periode 2008 -  2018 werkten er bij KiepFlower vooral Poolse medewerkers. Sinds 2018 vond er een verschuiving plaats naar medewerkers uit Roemenië. “Dat ging goed, maar het lijkt er momenteel op dat steeds meer arbeidsmigranten kiezen voor Duitsland. Daar is het minimumloon eerder verhoogd dan hier in Nederland.”

Instroom, doorstroom, uitstroom

Nico gaat heel bewust om met instroom, doorstroom en uitstroom. Hoe ziet de planning er uit? Welke mensen blijven er? Wie gaat er naar een vast contract? Willen we dat? “Wij kiezen er bewust voor om te werken volgens planning, wetgeving én cao. Dat is soms best een uitdaging, maar we zouden niet anders willen voor de mensen die bij ons werken!” Het feit dat de minimumlonen in Europa uit balans zijn, zorgt er voor dat Nico vooral goed na moet denken over de instroom van personeel. Hij wil wegblijven bij de uitzendbureaus en het via de bestaande lijnen blijven proberen. “Maar makkelijk is het niet.”

KiepFlower richtte zich tot nu toe bewust nog niet op bijvoorbeeld social media om medewerkers aan te trekken. “Onze kracht lag tot nu toe altijd in de binding met de medewerkers intern en ons netwerk. Zelfs als medewerkers toch besluiten te vertrekken, blijft er goed contact. Het is dus nog niet eerder nodig geweest om social media in te zetten. “Maar we overwegen het nu wel. Op die manier kunnen we een nog groter en breder netwerk bereiken.”

Ondersteuning

“Gelukkig hebben wij op HR-vlak goede ondersteuning van onze administratief medewerkster. Nicole is heel goed in de harde kant. Zij zorgt ervoor dat alle processen opgevolgd worden en de gesprekken gemanaged worden.” Nicole heeft hier een coachingstraject voor gevolgd bij Maarten van Ewijk, docent HR aan de HAS.

Binnen KiepFlower verschuift HR steeds meer naar de opvolgers van Nico. Voorlopig eerst naar zoon Albert, die al langer meedraait in het bedrijf en ook verantwoordelijk is voor de commerciële kant van het bedrijf. Maar uiteindelijk is het de bedoeling dat zoon Marinus HR onder zijn hoede neemt. Marinus is sinds kort werkzaam in het bedrijf en zal zich enerzijds op de teelt gaan richten en daarnaast richting HR schuiven. 

Ruis voorkomen

Binnen het bedrijf wordt over functie- en beloningsstructuur helder en open gecommuniceerd. Als hier onverhoopt toch onduidelijkheid over is, wordt er altijd tijd genomen om dit extra uit te leggen. “We willen geen ruis. Zeker niet op dit vlak. Helderheid is belangrijk om tevreden medewerkers te krijgen en houden.” De taal kan hierin weleens een bottleneck zijn, maar dan worden er tolken ingezet.

Om nieuwe medewerkers goed te ontvangen en ook gelijk helder met hen te communiceren, wordt op de eerste of tweede werkdag gelijk een welkomstgesprek gevoerd. Daarna volgt later ook nog een tweede en derde gesprek. Hierin krijgen instromers enerzijds veel informatie over het bedrijf, de manier van werken, functies etc. Anderzijds krijgen zij in deze gesprekken alle ruimte om vragen te stellen.

Behalve de gesprekken voor instromers is ook het functioneringsgesprek goed ingevoerd in het bedrijf. Deze gesprekken worden gevoerd door de teamleiders binnen het bedrijf. Ook hier schuiven waar nodig tolken aan voor onder andere de registratie en notulering. In de gesprekken worden ook de kernwaarden van het bedrijf uitgelegd, zodat elke medewerker weet waar het bedrijf voor staat en wat het daarin van elke medewerker verwacht.

De structuur binnen KiepFlower loopt van Directie => Management => Teamleiders => Medewerkers productie. Directie en Management zijn Nederlands en de Teamleiders en Medewerkers productie vaak Pools of Roemeens. Tolken zijn daarom binnen het bedrijf onmisbaar om ruis te voorkomen.

Persoonlijke aandacht

Nico vindt het belangrijk om persoonlijke aandacht te hebben voor zijn medewerkers. Voor wie ze zijn, wat ze bezighoudt. “In de drukkere periodes is het soms wel lastig om alles te zien en er ruimte voor te maken.” Daarom is het fijn dat daar straks met Marinus er bij meer ruimte voor komt. “HR is een volwaardig onderdeel van het bedrijf en moet je er niet bij willen doen. Om alles goed te kunnen doen, heeft ook Marinus daar Nicole bij nodig.”

Professionalisering in de sector

De afgelopen vijf jaar heeft Nico in de sector veel goede ontwikkelingen gezien op HR-vlak. “Dit komt mede door de schaalvergroting in de glastuinbouw. Kleinere kwekers vallen af en er worden flinke professionaliseringsslagen gemaakt.”

“Ik vind dat wijzelf goed bezig zijn op HR-vlak. We zijn tevreden over de structuur. Het is echter wel zo dat het het ene jaar beter lukt dan het andere. De grootste uitdaging is misschien nog steeds wel de waan van de dag. Je moet er voor zorgen dat HR niet ondersneeuwt. Hier waken we met elkaar voor en spreken we elkaar op aan. Als het niet meer past binnen ons normale werk, moet er qua mensen opgeschaald worden. “Wat dat betreft komt Marinus precies op het juiste moment het bedrijf in. Én, niet onbelangrijk, hij is de juiste persoon om dit deel van het werk op zich te nemen.”

Werkgeverschap Nu en in de Toekomst

Nico wil de komende jaren zeker nog wel in het bedrijf blijven, maar alleen als hij de jongens de ruimte kan blijven geven. “In het begin was het soms best lastig en was het weleens tanden bijten, maar we weten allemaal voorzichtig onze rol te vinden.” Omdat hij niet alles zelf wil blijven doen, gaat dus ook opvolger Marinus naar de inspiratiesessie Werkgeverschap Nu en in de Toekomst die Kasgroeit binnenkort organiseert.

Geef je nu op voor de sessie Werkgeverschap Nu en in de toekomst

Wil jij meer informatie en hulp op het gebied van goed werkgeverschap, opleiden en ontwikkelen of heb je een personele vraag omtrent de energiecrisis? Neem contact met ons op!