Onboarding

Pre-boarding

Het doel van pre-boarding is het creëren van een werkomgeving waarin de nieuwkomer zich direct welkom voelt. De collega's zijn geïnformeerd. De werkplek is volledig ingericht, alles staat klaar om de werknemers te ontvangen.   

Checklist Pre-boarding

HR-zaken

  • Neem de werknemer op in de personeels- en salarisadministratie.  
  • Bereid een welkomstdocument voor met daarin:   
    • Een welkomstbrief.
    • Taakomschrijving, incl. informatie over veiligheid en gezondheid in het bedrijf.
    • Namen en telefoonnummers van contactpersonen.
    • Plattegrond, parkeerinformatie en/of informatie over het OV.
    • Missie van de organisatie en de bedrijfswaarden.
    • Informatie over de afdeling.  
  • En/of zorg voor een introductievideo en stuur deze per email of whatsapp naar de nieuwkomer. 
  • Meld de nieuwe werknemer aan voor de relevante trainingen.  

Informeren  

  • Informeer de afdeling/het team/de directe collega’s over de nieuwe werknemer (stuur een mail of vertel het tijdens een werkoverleg).
    • Noem de startdatum, rol en achtergrond van de werknemer. Bij een mail: zet de werknemer in de cc.  
  • Stel een rolomschrijving op voor de opleider/buddy en de teamleider, en bekwaam hen waar nodig met training of informatie.
  • Kies een buddy, die de werknemer gaat inwerken.
    • Informeer de buddy over zijn/haar rol en geef hem tips en suggesties indien nodig.  
  • Contact de nieuwe werknemer.  
    • Bevestig startdatum, tijd, locatie, parkeerbehoefte, dresscode, wat mee te nemen op de eerste werkdag etc.   
    • Neem het werkprogramma door voor de eerste dagen (stuur dit ook per email of brief).
    • Geef de naam van de onboarding buddy en van de leidinggevende.   
    • Geef de medewerker de kans om vragen te stellen.    

Werkzaamheden 

  • Bereid de agenda van de werknemer voor de eerste twee weken voor.  
    • Voeg eventuele vaste vergaderingen toe aan agenda van de werknemer.  
    • Plan afspraken met mensen die essentieel zijn voor de eerste weken.   
  • Plan de eerste taak van de werknemer.  
  • Plan voor de eerste dag een overleg of lunch voor de nieuwe medewerker en buddy of andere collega's.  
  • Plan een rondleiding door het bedrijf en/of meewerk dagen op verschillende afdelingen. 

Werkplek

  • Kantoorpersoneel: zorg dat de werkplek opgeruimd is en dat de benodigde kantoorartikelen aanwezig zijn. Voeg de werknemer toe aan alle relevante maillijsten. Bestel visitekaartjes. 
  • Productie: zorg dat voldoende materialen en middelen beschikbaar zijn om het werk uit te voeren.   
  • Bestel sleutels of toegangspas. 
  • Bestel apparatuur (computer, printer, tablet, telefoon) en software, indien van toepassing. 
  • Zorg dat IT-zaken klaar zijn vóór de 1e werkdag (dat de medewerker kan inloggen, de toegangspas werkt, zorg voor een telefoonaansluiting etc.).