Afwijzen kandidaat

Wanneer meerdere kandidaten hebben gereageerd op een vacature ontkom je er niet aan om een aantal te moeten afwijzen. Dit kan zowel na het beoordelen van cv’s en motivatiebrieven als na het selectie- of vervolggesprek. Het is belangrijk om alle kandidaten aandacht te geven door middel van een afwijzing voor de vacature. 

Waarom?

Het is één van de grootste ergernissen van kandidaten: niks meer horen over je sollicitatie. Kandidaten hebben hier tijd en energie in gestopt en zonder een terugkoppeling hierop geeft dit een negatief beeld. Uiteindelijk kan het veel (ongemerkte) schade opleveren voor je bedrijf. Deze ervaringen worden altijd gedeeld met andere personen, wat er uiteindelijk voor kan zorgen dat deze personen bijvoorbeeld niet solliciteren bij jou vanwege deze ervaringen. In de afwijzing is het fijn als je eerlijk aangeeft waar de afwijzing op gebaseerd is. Dit helpt niet alleen de kandidaat met toekomstige sollicitaties maar geeft ook een positief beeld van je bedrijf. Dit kan veel betekenen voor je werkgeversmerk (Employer Branding). Tijdens het beoordelen van sollicitaties als ook tijdens de gesprekken kun je plussen en minnen geven op basis van vaste criteria. Dit maakt het gemakkelijk om kandidaten te vergelijken en dit kun je gebruiken in je afwijzing van de kandidaat. 

Format voor het afwijzen van een kandidaat

Een persoonlijke aanpak door middel van telefonisch contact zal meer gewaardeerd worden. De kandidaat is dan in de gelegenheid vragen om te stellen en zal zich ten slotte gehoord voelen. Ondanks dat het voor de kandidaat geen positieve afloop heeft gehad zal de kandidaat hier een positief gevoel aan overhouden. 

Format telefonische afwijzing

• Het is prettig als je de kandidaat allereerst bedankt voor de getoonde interesse in devacature waarna je direct aangeeft dat de sollicitatie wordt afgewezen.
• Geef eerlijk toe waar het aan lag, de kandidaat kan hier soms van leren voor toekomstige sollicitaties. Heeft het bijvoorbeeld te maken met andere kandidaten die beter aansluiten op de vacature? Geef dan aan waarom dit zo is! Wees duidelijk waarom zij beter aansluiten dan de kandidaat die wordt afgewezen. 
• Geef de kandidaat de ruimte om vragen te stellen over de afwijzing. 

Mocht het binnen jullie bedrijf niet werkbaar zijn om kandidaten te bellen hierover is het natuurlijk belangrijk dat kandidaten een afwijzing en toelichting per e-mail ontvangen.

Format afwijzing via e-mail

Beste [naam], 

We willen je bedanken voor jouw sollicitatie op onze vacature [functie]. Helaas moeten wij je vermelden dat wij deze niet verder in behandeling nemen. Dit is gebaseerd op […]. 

Mocht je hier vragen over hebben kun je ons bereiken op [telefoonnummer]. 

We wensen je heel veel succes toe met toekomstige sollicitaties. 

Met vriendelijke groet, 
[bedrijfsnaam]